Okręgowy Inspektorat Pracy w Krakowie informuje, że z dniem 1 czerwca 2025 r. weszły w życie nowe regulacje prawne w zakresie zatrudniania i legalizacji pobytu cudzoziemców, wprowadzone ustawami tzw. pakietu migracyjnego. Celem reformy jest uproszczenie procedur, pełna elektronizacja postępowań, zwiększenie transparentności systemu oraz skuteczniejsze przeciwdziałanie nadużyciom.
1. Elektronizacja procesu legalizacji zatrudnienia
Całość procedury legalizacji pracy cudzoziemców – od złożenia wniosku po wydanie decyzji – realizowana jest wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. System jest zintegrowany m.in. z ZUS i Strażą Graniczną. Wprowadzono również centralną bazę wynagrodzeń, umożliwiającą weryfikację zgodności ofert pracy z lokalnym rynkiem.
2. Likwidacja testu rynku pracy
Zniesiony został obowiązek uzyskiwania tzw. informacji starosty. Uznano, że przy niskim poziomie bezrobocia nie jest to skuteczne narzędzie. W razie pogorszenia sytuacji lokalnej możliwe będzie przywrócenie ograniczeń, np. poprzez listy zawodów niedostępnych dla cudzoziemców lub limity zatrudnienia w danych branżach.
3. Szybsze procedury dla wybranych grup (tzw. fast track)
Uproszczone postępowanie przewidziano dla:
- firm o strategicznym znaczeniu dla gospodarki,
- kontynuacji zatrudnienia u tego samego pracodawcy,
- zawodów deficytowych.
Rozwiązania te będą miały zastosowanie również przy wydawaniu wiz i zezwoleń na pobyt czasowy i pracę.
4. Nowe przesłanki odmowy wydania zezwoleń na pracę lub wpisu oświadczenia
Wojewoda lub starosta odmówi legalizacji zatrudnienia cudzoziemca, jeżeli:
- cudzoziemiec w ciągu 2 lat przed złożeniem wniosku nie podjął pracy mimo posiadanego zezwolenia,
- pracodawca udaremniał lub utrudniał kontrole legalności zatrudnienia,
- firma nie odprowadzała składek, podatków lub nie zgłaszała pracowników do ubezpieczeń,
- podmiot został utworzony wyłącznie w celu umożliwienia przyjazdu cudzoziemców do Polski,
- zatrudnienie miałoby charakter nielegalnego outsourcingu,
- dzień rozpoczęcia pracy jest zbyt odległy (powyżej 12 miesięcy – zezwolenie, 6 miesięcy – oświadczenie),
- czas pracy nie przekracza 1/4 pełnego etatu (dot. zezwoleń).
5. Ograniczenia legalizacji pracy na podstawie wiz
Nowelizacja przepisów wyklucza możliwość zatrudniania osób przebywających w Polsce na podstawie:
- wiz wydanych przez inne państwa strefy Schengen (poza prawem mobilności),
- wiz polskich wydanych w celach innych niż praca (np. turystyka, leczenie, edukacja, odwiedziny),
- dokumentów pobytowych wydanych przez inne kraje Schengen (poza mobilnością),
- zezwoleń na wjazd wydanych przez Straż Graniczną.
6. Nowe obowiązki informacyjne pracodawców
a) Przed zatrudnieniem:
obowiązek przesłania kopii umowy z cudzoziemcem do urzędu, który wydał zezwolenie lub zarejestrował oświadczenie – przed rozpoczęciem pracy, wyłącznie w formie elektronicznej.
b) W ramach oświadczenia o powierzeniu pracy:
7 dni na zgłoszenie podjęcia pracy przez cudzoziemca,
14 dni na poinformowanie o niepodjęciu pracy,
obowiązek zgłoszenia przedwczesnego zakończenia pracy – skutkuje automatycznym unieważnieniem oświadczenia.
c) W ramach zezwoleń na pracę:
7 dni na poinformowanie wojewody o:
- niepodjęciu pracy w ciągu 2 miesięcy od rozpoczęcia ważności zezwolenia,
- przerwie w zatrudnieniu przekraczającej 2 miesiące,
- zakończeniu zatrudnienia wcześniej niż 2 miesiące przed końcem ważności dokumentu.
Nieprzestrzeganie tych obowiązków może skutkować karą grzywny do 5 000 zł.
d) Aktualizacja danych:
Pracodawcy zobowiązani są do zgłaszania (w ciągu 7 dni) zmian dotyczących:
- nazwy, formy prawnej lub siedziby firmy,
- przejęcia zakładu pracy,
- zmiany nazwy stanowiska (bez zmiany zakresu obowiązków).
7. Zezwolenia na pobyt czasowy i pracę – nowe obowiązki
Pracodawca wskazany w jednolitym zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę zobowiązany jest do:
- zgłoszenia utraty pracy przez cudzoziemca w terminie 15 dni od zaistnienia zdarzenia,
- informowania o zmianach dotyczących: pracodawcy, użytkownika, formy zatrudnienia (np. zlecenie → umowa o pracę), nazwy stanowiska (bez zmiany zakresu zadań), zwiększenia wymiaru czasu pracy.
Brak zgłoszenia skutkuje negatywnymi konsekwencjami dla dalszej legalizacji pobytu cudzoziemca.
8. Nowe wymogi dla agencji zatrudnienia
Agencje chcące świadczyć usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej dla cudzoziemców muszą:
- prowadzić działalność co najmniej 2 lata w innych obszarach pośrednictwa,
- uzyskać zmianę wpisu w rejestrze oraz wnieść opłatę 1000 zł.
Agencje działające przed 1 czerwca 2025 r. i posiadające wpis do rejestru, które już obsługiwały cudzoziemców, muszą do 31 sierpnia 2025 r. złożyć wniosek o zmianę wpisu – w przeciwnym razie utracą uprawnienia.
Informacja dla pracodawców:
Nowe przepisy nakładają szereg obowiązków formalnych, których niedopełnienie może skutkować odpowiedzialnością administracyjną i finansową. Zachęcamy do zapoznania się z pełnym brzmieniem ustawy dostępnej pod adresem: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000621
oraz na naszej stronie internetowej https://cudzoziemcywpracy.pip.gov.pl/